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《江西省重点建设项目档案管理暂行办法》
 
信息分类:规范性文件
  文件编号:  
公开方式:主动公开
发布日期:2014-01-15
  公开时限:常年公开
公开范围:面向全社会
信息索取号: C00510-0202-2014-0005
  责任部门:科教法规科
 
 

             《江西省重点建设项目档案管理暂行办法》

 

江西省档案局、江西省发展计划委员会、江西省重点工程办公室

2002328印发

 

 第一章 

   第一条  为了进一步做好我省重点建设项目档案管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改扩建中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《江西省档案管理条例》和国家有关规定,  以及《江西省基础设施建设项目质量管理规定》中对加强建设项目档案工作的要求,结合我省重点建设的实际情况,特制定本办法。

   第二条  本办法适用于省重点建设项目(指省发展计划委员会报省人民政府批准发布的省重点建设项目)。列入我省重点项目建设计划内的国家重点建设项目,可按照国家档案局、国家计委“关于发布《国家重点建设项目档案管理登记办法》的通知”(档发字〔199715号文)要求以及国家有关规定执行。

   第三条  省重点建设项目(以下简称建设项目)档案是指项目在筹划、立项审批、勘察、设计、招投标、施工、监理及竣工验收全过程中形成的,具有保存价值的应当归档保存的各种形式和载体的文件材料。建设项目档案既是项目建设的历史记录,也是建设项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据。建设项目档案工作是项目建设基础工作的重要组成部分,各有关单位应当将其纳入项目建设的全过程,做到建设项目档案工作与项目建设进程同步,按照统一领导、统一管理档案的原则,管理好建设项目档案,确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

 

第二章  管理体制

   第四条  省发展计划委员会、省重点工程办公室、省档案局负责对全省重点建设项目档案工作的监督、检查、指导。各设区市计委、市档案局负责对所在地省重点建设项目档案工作的监督、检查、指导。属于行业主管部门的省重点建设项目,行业主管部门要协同当地档案行政管理部门对建设项目档案工作进行监督、检查和指导。

   第五条  新开工项目,项目法人或建设单位要及时通知省档案局和所在地档案行政管理部门。省、市档案行政管理部门和项目主管部门的档案部门,要主动与项目法人或建设单位加强联系,督促指导项目法人或建设单位及时建立档案工作,做好建设项目档案的收集、整理和保管工作,确保档案资料的完整、准确、安全保管和有效利用。

   第六条  各项目法人或建设单位要增强档案意识,加强对建设项目档案工作的领导。要将项目档案工作纳入项目建设计划和项目领导责任制。要明确一位负责人分管档案工作,确定建设项目档案归口管理部门,配备档案管理人员。

 

第三章  文件材料的整理与归档

   第七条  各项目法人或建设单位要将建设项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入建设项目管理程序,列入有关部门和人员的职责范围。

   第八条  各项目法人或建设单位在签订设计、施工及监理合同、协议时,应当设立专门条款,明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、费用、时间,以及对应提交文件的整理、归档责任。项目法人或建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位、监理单位应完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。属于项目法人或建设单位归档范围的档案资料,勘察设计单位、施工单位和监理单位应按规范进行整理并及时移交项目法人或建设单位。

   第九条  项目法人或建设单位档案人员要明确责任,按照规定将建设项目从项目筹划、立项到竣工验收全过程中形成的各种形式和载体的文件材料进行收集、整理、归档并提供利用。项目法人或建设单位还要负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位及监理单位按照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GBT 118222000)、《照片档案管理规范》(GBT 11821 1989)及国家建委颁发的《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》等文件要求,做好项目竣工文件编制和项目文件整理工作。

   第十条  各项目法人或建设单位要在建设项目竣工验收前三个月完成文件材料的归档工作。建设周期长的项目,可根据情况分阶段归档。实行总承包的项目,由各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,在项目验收前三个月交总承包单位汇总、归档;由项目法人或建设单位分别向几个单位发包的项目,由各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料,在工程验收前三个月交项目法人或建设单位汇总、归档。

第十一条  归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。竣工图编制要符合规范。有关建设项目的电子文件要同时归档。

 

第四章  建设项目档案的验收

   第十二条  省重点建设项目的竣工验收工作必须包括对档案的验收。档案验收意见应体现在建设项目竣工验收鉴定书中。

第十三条  各级档案行政管理部门要对建设项目进行跟踪管理,并对建设项目档案工作中存在的问题,及时提出改进意见,限期进行整改。对于问题严重的,要依法发出《限期整改通知书》。对符合条件的省重点建设项目,省、市档案行政管理部门以及项目主管部门的档案部门要及时提出档案验收的要求。

第十四条  建设项目竣工档案专项验收工作由省档案局负责组织。省档案局按照国家有关规定,组成档案验收组,做好建设项目竣工档案的专项验收工作。属于行业主管部门的省重点建设项目,验收组成员由省档案局、省发展计划委员会、省重点工程办公室、项目行业主管部门有关人员组成。市属的省重点建设项目,验收组成员由省档案局、省发展计划委员会、省重点工程办公室及项目所在市的档案局、市计委有关人员组成。

   第十五条  建设项目档案专项验收工作内容包括申报、验收。

(一)申报

项目法人或建设单位在项目竣工验收前三个月,要组织项目设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行自检。自检合格后向省档案局报送档案验收申请报告,并填报《省重点建设项目档案验收申请表》(见附件三)。档案验收申请报告的主要内容包括:项目建设概况及项目档案管理概况;项目档案工作的管理体制;项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况;项目档案的完整、准确、系统、安全性的评价;竣工图的编制情况及质量;项目档案在施工、试生产中的作用;存在问题及解决措施。

   (二)验收

   省档案局接到项目法人或建设单位的档案验收申请报告后,组织档案验收组对重点建设项目竣工档案进行专项验收。

   建设项目档案验收工作采用召开项目档案专项验收会议的形式。验收会的主要内容包括:

   1、宣布验收组成员名单;

   2、听取项目法人或建设单位汇报建设项目档案管理总体情况;

   3、抽查部分建设项目档案(凡建设项目档案数量超过2000卷的,抽查5%的档案;数量超过1000卷但不足2000卷的,抽查重10%的档案;数量在1000卷以下的,抽查20%的档案),检查档案库房及保护设施设备;

4、验收组对项目档案质量进行综合评价,形成对项目档案的验收意见。

5、对通过验收单位颁发专项验收合格证书。证书由省档案局统一制作。

 

第五章  建设项目档案的管理

第十六条  各项目法人或建设单位要建立健全项目文件材料的整理、保管、利用、保密、鉴定、销毁等管理制度。设计建设大、中型建设项目时,要设计建设与档案工作任务相适应的、符合档案安全保管要求的档案资料库房,并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备,其建设费用列入工程总概算。

 第十七条  各项目法人或建设单位要采用先进技术和手段来管理档案,提高工作效率,并积极开发档案信息资源,主动为项目建设提供方便、快捷的服务。

   第十八条  建立省重点建设项目档案管理登记制度。设立《江西省重点建设项目档案管理登记表》,属于行业主管部门的省重点建设项目,由行业主管部门的档案部门组织项目法人或建设单位填写;市属的省重点建设项目,由项目所在市的档案行政管理部门组织项目法人或建设单位填写。登记表格式共分两种(见附件一、二,略),分别于项目开工后6个月内、项目档案验收后一个月内填写,登记表填写后报省档案局备案,并同时抄报省发展计划委员会、省重点工程办公室。

   第十九条  建设项目竣工验收合格后,项目法人或建设单位应按合同及规定的要求,在项目正式通过竣工验收后三个月内,向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交,同时向省档案馆移交一套建设项目竣工档案。在大中城市规划范围内的重点建设项目,建设单位向所在城市的城市建设档案馆报送项目档案按国家有关规定执行。

   第二十条  坚持依法对省重点建设项目档案管理情况进行执法监督和检查。由省档案局会同省发展计划委员会、省重点工程办公室组成检查组,定期或不定期地进行执法检查。对建设单位上报《江西省重点建设项目档案管理登记表》不及时、建设项目档案管理不符合要求的,要予以通报批评。对于限期未改正或因保管不善,造成档案损毁、丢失的,要依法追究建设单位直接责|任人和分管领导的责任。构成犯罪的,依法追究刑事责任。

   第二十一条  做好从事省重点建设项目档案管理人员的培训工作。由省档案局负责对从事重点建设项目档案管理的工作人员进行档案专业知识岗位培训,做到持证上岗。

 

第六章   

   第二十二条  本办法由省档案局、省发展计划委员会、省重点工程办公室负责解释。

   第二十三条  设区市、县(市、区)的重点建设项目,参照本办法执行。

   第二十四条  本办法自发布之日起执行。

 

 重大建设项目档案验收办法

  第一章总则

  第一条为加强重大建设项目档案管理工作,确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定制定本办法。

  第二条本办法适用于各级政府投资主管部门组织或委托组织进行竣工验收的固定资产投资项目(以下简称项目)。

  本办法所称各级政府投资主管部门是指各级政府发展改革部门和具有投资管理职能的经济(贸易)部门。

  第三条项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。

  第四条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。

  第五条项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

  第二章验收组织

  第六条项目档案验收的组织:

  (一)国家发展和改革委员会组织验收的项目,由国家档案局组织项目档案的验收;

  (二)国家发展和改革委员会委托中央主管部门(含中央管理企业,下同)、省级政府投资主管部门组织验收的项目,由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收,验收结果报国家档案局备案;

  (三)省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目,由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收;

  (四)国家档案局对中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督、指导。项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询,必要时可组织预检。

  第七条项目档案验收组的组成:

  (一)国家档案局组织的项目档案验收,验收组由国家档案局、中央主管部门、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

  (二)中央主管部门档案机构组织的项目档案验收,验收组由中央主管部门档案机构及项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

  (三)省级及省以下各级档案行政管理部门组织的项目档案验收,由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成。

  (四)凡在城市规划区范围内建设的项目,项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

  (五)项目档案验收组人数为不少于5人的单数,组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

  第三章验收申请

  第八条项目建设单位(法人)应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《重大建设项目档案验收申请表》(附件1)。项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。

  第九条申请项目档案验收应具备下列条件:

  (一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;

  (二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;

  (三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;

  (四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

  第十条项目档案验收前,项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《重大建设项目档案验收内容及要求》(附件2)进行全面自检。

  第十一条项目档案验收申请报告的主要内容包括:

  (一)项目建设及项目档案管理概况;

  (二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施

  (三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;

  (四)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

  (五)存在的问题及解决措施。

  第四章验收要求

  第十二条项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

  第十三条项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

  第十四条项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

  第十五条项目档案验收会议的主要议程包括:

  (一)项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况;

  (二)监理单位汇报项目档案质量的审核情况;

  (三)项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况;

  (四)项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价;

  (五)项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

  第十六条检查项目档案,采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于100卷,抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

  第十七条项目档案验收应根据da/t28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

  第十八条项目档案验收意见的主要内容包括:

  (一)项目建设概况;

  (二)项目档案管理情况,包括:项目档案工作的基础管理工作,项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量,档案的种类、数量,档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价,档案验收的结论性意见;

  (三)存在问题、整改要求与建议。

  第十九条项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

  第二十条项目档案验收合格的项目,由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

  第二十一条项目档案验收不合格的项目,由项目档案验收组提出整改意见,要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工验收,并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)通报批评。造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。

  第五章附则

  第二十二条本办法由国家档案局负责解释。

  第二十三条其他建设项目的档案验收工作,可参照本办法执行。

  第二十四条本办法自颁布之日起施行。

  附件:1.《重大建设项目档案验收申请表》

  2.《重大建设项目档案验收内容及要求》

  附件1

  重大建设项目档案验收申请表

  项目名称

  审批(核准)机关立项日期

  投资规模建设时间

  建设单位

  (法人)设计单位

  主要

  施工单位主要

  监理单位

  计划档案

  验收日期计划竣工验收日期

  联系人联系电话

  地址/邮编电子信箱

  申请单位

  自检意见

  (单位盖章)

  年月日

  验收组织

  单位意见

  (单位盖章)

  年月日

  附件2

  重大建设项目档案验收内容及要求

  一、项目档案的基础管理工作

  1.项目建设单位(法人)认真执行国家档案工作法律法规,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。

  2.项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行。

  3.项目档案工作实行领导负责制,确定了负责项目档案工作的领导和部门,实行了各部门和有关人员档案工作责任制,并采取了有效的考核措施。

  4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理,要求明确,控制措施有力。

  5.配备适应工作需要的档案管理人员,档案管理人员经过档案管理专业培训。

  6.采用先进信息技术,实现项目档案管理的信息化。

  7.保证档案工作所需经费,配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备,且性能优良,满足工作需要。

  二、项目档案的完整、准确、系统情况

  1.按照da/t28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,结合项目产生文件材料的实际情况,检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

  2.项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合da/t28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及gbt11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

  三、项目档案的安全

  1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施,档案库房与阅览、办公用房分开。

  2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

  3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

  4.采取有效措施保证档案实体和信息安全。

 
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